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Comment adapter l’espace et les bureaux au travail mobile

Les technologies mobiles et la mondialisation sont en train de créer une culture du 24h/24 et 7j/7 dans le monde du travail. Les travailleurs du savoir dans de nombreuses régions du monde ne sont plus dépendants du bureau comme le seul lieu de travail.

De plus en plus, ils apprécient la liberté de choisir où travailler, en fonction de ce qui doit être fait. Nombreuses sont les sociétés qui choisissent de s’adapter rapidement à ces habitudes de travail.

En Europe, les Pays-Bas, le Danemark, la Finlande et la Suède sont parmi les champions du travail flexible, suivis par l’Allemagne et le Royaume-Uni. En France, les travailleurs restent plus prudents, et ont davantage tendance à garder le travail et la maison séparés … jusqu’à ces deux dernières années où une forte volonté de mobilité s’est fait sentir.

Se sentir au travail comme chez soi

De plus en plus, le travail se déplace hors du bureau. Les salariés cherchent des façons de rendre leur domicile familial plus fonctionnel pour travailler de chez eux.

Et comme de plus en plus les personnes travaillent en dehors du bureau (aéroports, gares, cafés, maison…) , ils s’attendent à ce que les lieux de travail dans l’entreprise soient moins institutionnels. Par ailleurs, la sensibilité croissante au design d’intérieur, et l’attention portée sur l’aménagement des espaces, que ce soit des magasins, les centres commerciaux, ou au sein du domicile privé a participé à éduquer l’oeil et les attentes des salariés.

En d’autres termes, les travailleurs veulent plus de confort personnel là où ils travaillent.

L’expérience de vie et de travail en dehors du bureau a un impact sur les attentes des salariés.  Cette tendance vers le confort personnel a des implications claires pour les matériaux, les finitions, les accessoires et l’éclairage des environnements de bureau.

C’est aussi un facteur déterminant pour les types de meubles et l’architecture d’intérieur.

« Les salariés veulent être émotionnellement investis, même dans leurs lieux de travail», d’après une étude Steelcase.

L’exemple d’Oracle aux Pays Bas

Connu pour être les premiers à adopter les innovations sociales, les travailleurs du savoir néerlandais  travaillent à partir de multiples endroits.

« Ce qui est nouveau ici à Oracle c’est que nous appelons notre concept «pas de limites », affirme Afiena van den Broek-Jonker, directeur des ressources humaines, Oracle Pays-Bas. « Cela signifie que personne n’a de place assignée. Même nos dirigeants n’ont pas leurs propres bureaux. Les espaces sont définis en fonction de la tâche à effectuer et non du grade. Il y a des espaces pour les équipes, des zones de concentration, des salles de réunion, des espaces de réflexion, et ainsi de suite. Le principe de base est le choix.  »

Plus de 1000 employés travaillent à Oracle à Utrecht, mais seulement environ 60 pour cent sont normalement dans l’entreprise sur une journée de travail. Certains travaillent régulièrement de chez eux au moins 1-2 jours par semaine grâce à un programme structuré. D’autres travaillent à la maison sur une base occasionnelle.

« Cette façon de travailler est une proposition de valeur ajoutée», dit Afiena van den Broek-Jonker,. « Cela donne à nos employés la souplesse nécessaire pour organiser leur travail de façon indépendante pour être efficace. Cela signifie également que nous utilisons moins d’espace de bureau, ce qui économise de l’argent. Et notre concept de «pas de limites» signifie que je peux m’asseoir à côté d’une personne un jour et le lendemain, je vais m’asseoir à côté d’une autre. Nous voulons que les gens communiquent à travers nos business units, et c’est une excellente façon de le faire.  »

Des salariés mobiles qui communiquent grâce à l’espace de travail

Oracle a pris des mesures supplémentaires pour s’assurer que les employés mobiles restent connectés. A chaque étage, et un peu partout dans le bâtiment, il y a des coins café, conçus comme des « points d’ancrage » pour favoriser l’échange informel et convivial. En plus de ces points café, la société accueille de nombreux événements spéciaux et des salles très accueillantes ont été conçues pour augmenter les  possibilités de réseautage sur place. La cafétéria a été aménagée pour favoriser l’échange.

Un autre allié particulièrement précieux de la mobilité est le système de localisation appelé « C U ». Dès que les employés entrent dans l’établissement d’Utrecht, ils sont enregistrés dans le système. En conséquence, les collègues peuvent les suivre et les retrouver facilement dans les locaux tout au long de la journée.

Afiena van den Broek-Jonker travaille souvent à la maison, mais elle vient régulièrement au bureau. «La plupart du temps, je commence ma journée à la maison pour éviter les embouteillages, faire e-mails, appels téléphoniques, et organiser ce que je dois faire», dit-elle. «Je peux faire à la maison tout ce que je peux faire au bureau, à l’exception de rencontrer des gens. Le bureau permet de collaborer et d’être en mesure de communiquer rapidement avec les personnes clés. Aujourd’hui, j’ai déjà changé mon lieu de travail environ 10 fois, en fonction de mes activités».

Démystifiez le nouvel espace avec la formation et l’information

Les arrangements de travail flexibles peuvent être initialement difficiles et angoissants pour les employés. Afiena van den Broek-Jonker avoue qu’ils sont aussi des défis pour les employeurs.

Parmi les conseils pour réussir : assurez-vous que votre programme comprend une excellente communication sur pourquoi et comment les employés peuvent utiliser l’espace de travail, et créez des protocoles clairs.

La formation est un autre élément important. Chez Oracle, les employés mobiles ont été formés sur la façon de travailler sans papier, de stocker numériquement etc…. Et les managers bénéficient d’une formation pour gérer les équipe mobile.

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Une publication Etmos