L’aménagement des espaces, une stratégie RH

Si l’aménagement de l’espace était tout d’abord un outil de communication externe, un moyen de faire comprendre aux clients, aux partenaires, aux candidats quelle entreprise ils ont face à eux, aujourd’hui, il devient un moyen d’accroître l’efficacité des salariés et de traduire une démarche de management.

En effet, le cadre de travail a de nombreuses incidences sur la vie de l’entreprise. L’aménagement des espaces de travail, l’ergonomie des postes tout comme les services proposés permettent d’accroître l’efficacité des salariés. En répondant mieux aux attentes des salariés, le sentiment d’appartenance est renforcé ce qui a pour conséquence de les fidéliser et de pouvoir attirer plus facilement de nouveaux candidats.

L’espace de travail : révélateur de l’organisation
L’architecture et l’aménagement de l’entreprise sont le reflet de l’organisation de l’espace de celle-ci ainsi que de son fonctionnement et de ses règles. Tous les dirigeants d’entreprise n’ont pas nécessairement une vision globale et exhaustive de tout ce qui se joue au niveau de l’aménagement de l’espace de travail. Tous n’ont pas une compréhension assez précise de ce qu’est un espace de travail bien aménagé peut apporter au succès de l’entreprise, ou encore moins de ce qu’un espace mal aménagé peut lui coûter. Pour autant, tous ont à l’esprit, de manière claire, qu’un aménagement de l’espace de travail permet au moins d’actionner l’un des cinq leviers ci-après :

- Protéger
Le salarié a besoin d’exercer une certaine maîtrise sur les choses qui l’environnent, de se sentir utile et en sécurité et de faire confiance pour avancer dans son travail et surtout pour se réaliser. La demande croissante de productivité entraîne une modification de plus en plus rapide de l’environnement de travail mais aussi des conditions de travail. L’espace de travail doit dorénavant rassurer, protéger de l’angoisse liée aux changements, et compenser des conditions de travail stressantes. L’on s’est rendu compte au fil des années que les caractéristiques environnementales facilitaient ou non l’aptitude des salariés à leur travail. Si l’aménagement de l’espace est étudié selon l’activité, les besoins professionnels que personnels du salarié, il travaillera mieux. Le niveau de confort joue ainsi sur la qualité du travail fourni par le salarié et sa propension à établir avec les autres des relations harmonieuses, donc profitables à l’entreprise.
- Communiquer
L’espace de travail doit, dans sa globalité, faciliter les échanges, la transmission et le partage d’informations, tant au niveau informel que formel.
- Représenter
Indirectement, l’image d’une entreprise agit sur les conditions de travail car elle engendre des répercussions évidentes. Une image avantageuse suscite des préjugés positifs à son encontre et facilite ses relations avec l’extérieur. L’image véhiculée en interne est tout aussi importante. Elle doit pouvoir être ressentie et appréciée par le personnel. Elle doit encourager les communications, influer sur la motivation, développer le sentiment d’appartenance, particulièrement influant sur l’efficacité du travail.
- Positionner
L’espace de travail renvoie à la place et au statut social des collaborateurs. La façon dont le salarié qualifiera son poste, son bureau, son entreprise dépendra directement de la perception qu’il a de son travail, de sa place, et de sa situation dans l’entreprise. Inversement, l’espace de travail renvoie le salarié à sa fonction (responsabilité), sa position (valeur) et à la considération que l’entreprise lui témoigne. L’espace de travail est donc fortement chargé symboliquement.
- Evoluer
Les locaux doivent pouvoir suivre les évolutions de l’entreprise, tout en conservant le même niveau de qualité malgré les réaménagements ou les aménagements. L’espace de travail étant aujourd’hui un instrument de production au sens où il conditionne l’organisation du travail, l’évolution de l’activité de l’entreprise est lie à la flexibilité de cet espace.

Les entreprises peuvent aménager leurs espaces de travail selon quatre modèles principaux :
* Le bureau ouvert / Open space
L’espace ouvert (open space) consiste en un aménagement littéralement vidé de toute différenciation, réduit à un ensemble homogène et composé de rangs compacts où travaillent les salariés.
Ce concept est issu de la volonté de créer un espace transparent et fluide où rien n’entrave la circulation des informations.
* Le bureau paysager / Office landscape
Le bureau paysager (office landscape) est une évolution du bureau ouvert (open space). Les zones fonctionnelles du bureau paysager sont définies et délimitées par un aménagement du mobilier et des plantes vertes. Un véritable paysage intérieur est créé. Tout ce qui entrave physiquement la communication est éliminé : il s’agit de créer un espace transparent et fluide où rien ne gêne la bonne circulation des informations, et répondant aux besoins de flexibilité en réaménagements par sa souplesse. Une intimité, certes relative, est permise par la possible utilisation du mobilier et des végétaux présents comme écrans ou cloisons.
* Le bureau cloisonné
Le bureau cloisonné est le plus ancien aménagement qui existe pour les activités administratives. Les murs et les portes montrent une conception individuelle de l’activité, isolent et protègent de l’intrusion et permettent d’exercer un contrôle physique et psychologique sur l’environnement. La porte permet de filtrer les entrées et les sorties et désigne aussi au niveau du travail un rapport appartenance/non appartenance.
Pour aussi ancien qu’il soit, il reste l’aménagement de référence. Lors d’un échec d’aménagement, c’est toujours à ce type d’aménagement que l’on revient.
* Le bureau semi-cloisonné
Le bureau semi-cloisonné, le « cubicle » par exemple, synthétise les avantages respectifs du bureau cloisonné et du bureau paysager, à savoir qu’il facilite l’ouverture sur l’extérieur et la communication tout en optimisant la protection de chacun : il concilie ainsi très bien la privatisation et la flexibilité.

Les lieux de rencontres informelles viennent compléter l’un ou l’autre de ces aménagements, avec l’idée que la communication ne se fait pas seulement à son poste de travail mais aussi dans les espaces de rencontres (machines à café, cafétérias, salles de détente, espaces-réunions de toutes tailles,…). Ces lieux de rencontres informelles favorisent les conversations, réunions impromptues et improvisées, les rencontres et échanges fortuits où circulent des informations relatives à la vie et au fonctionnement de l’entreprise. Il n’est pas rare qu’autour de la machine à café, les propos échangés se révèlent être des informations de très haute valeur ajoutée et immédiatement exploitables. Par la voie formelle, il aurait probablement fallu attendre quelques jours supplémentaires et la prochaine réunion de service pour permettre cet échange d’informations.

L’espace de travail : révélateur du salarié
Dis-moi quel bureau tu as, je te dirai dans quelle entreprise tu es ! Aujourd’hui, l’entreprise se conçoit avant tout comme un lieu de vie. Lorsque l’on sait qu’après la famille, l’entreprise est le lieu de socialisation par excellence, cette dernière ne peut ignorer que la qualité du travail dépendra tout à la fois de la notion de bien-être, de motivation, d’enthousiasme, d’épanouissement voire de plaisir. La moitié des salariés font de leur cadre de travail un élément essentiel. Plus que jamais, l’aménagement de l’espace de travail apparaît comme un levier de bien-être professionnel. Selon le baromètre Actineo/TNS Sofres 2011, 86% des salariés considèrent que leur espace de travail a un impact important sur leur bien-être, 80% sur leur efficacité́ et 72% sur leur motivation. Cette étude a démontré que plus le salarié s’identifient à son espace de bureau, plus il est motivé et productif dans sa fonction. En effet, plus le salarié s’épanouit, plus ses échanges avec son employeur sont valorisants.

Au fil des années, dans un contexte de compétitivité accrue, les conditions de travail ont considérablement évolué : l’optimisation des moindres m2, l’apparition d’outils nomades,…, ont transformé les espaces au sein de l’entreprise, mais qui ont pris un certain retard non négligeable en France. Confinés, bruyants, souvent impersonnels, focalisés sur la productivité, les espaces de travail n’ont pas intégré une dimension désormais essentielle : le bien-être des collaborateurs dans l’entreprise, source de créativité et de performance, est un investissement qui s’avère toujours payant dans la mesure où les actifs passent la moitié de leur temps dans leur univers professionnel !

L’aménagement et le mobilier de bureau, véritables leviers de performance, contribuent également au sentiment de bien-être des salariés. Ainsi et selon le baromètre réalisé par TNS Sofres pour ACTINEO, 75% des salariés estiment que l’aménagement de l’espace et le mobilier de bureau sont des facteurs déterminants pour se sentir bien sur son lieu de travail. Avoir une véritable réflexion sur le stress, adapter l’environnement professionnel aux évolutions des modes de travail et de la société dans son ensemble pour améliorer le bien-être des collaborateurs et leur permettre ainsi de donner le meilleur d’eux-mêmes apparaît aujourd’hui incontournable dans la stratégie des entreprises. Toutes les enquêtes montrent qu’un salarié heureux dans son environnement de travail est plus productif. Mais pour que les entreprises en prennent la mesure, il faudrait que les services ressources humaines soient associés à la réflexion pour sortir d’une logique purement comptable.
Le salarié est avant tout un être humain ayant des besoins bio-psycho-sociaux, dont la reconnaissance et la satisfaction peuvent s’avérer source d’extrêmes richesse et potentiel. Entreprises, profitez-en !

Une publication Etmos