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Nouveaux modes de travail collaboratifs et espaces associés

Co-design, co-création, méthodologies collaboratives ou participatives : de nouveaux modes de travail apparaissent dans l’économie du savoir. A l’avenir, la compétitivité ou l’avantage concurrentiel d’une entreprise résidera non seulement dans les compétences et talents de ses employés – capital intellectuel – mais de façon encore plus déterminante et dans les relations qu’ils tisseront  – capital social  – afin de créer de la valeur ajoutée.

Le travail en réseau et les modes de travail collaboratifs préfigurent ce que sera le travail à l’avenir. De nouveaux espaces sont déjà associés à ces méthodes de travail.

Qu’entend-on par méthodologies participatives ?

Les méthodologies participatives reposent sur le postulat que l’implication d’un grand nombre de personnes détermine non seulement la qualité et le nombre de solutions générées, mais sont garantes de l’appropriation des plans et solutions stratégiques ainsi « co-élaborés » et de la motivation des salariés à les mettre en œuvre.

Les applications les plus fréquemment évoquées sont la mise en œuvre d’un projet complexe aux délais serrés ou un projet en cours nécessitant un réajustement. Bien qu’elles diffèrent dans leurs formats, les méthodologies participatives font toutes appel à l’intelligence collective, stimulent la créativité et reposent sur des techniques précises et éprouvées. Certaines d’entre elles mettent l’accent sur le partage d’idées et l’élaboration d’une vision collective, d’autres sur la résolution de problèmes, (ou encore la co-construction de plans d’actions), ainsi que sur la motivation collective indispensable à leur mise en œuvre.

Les plus connues à ce jour sont le World Café du MIT, l’ASE – Accelerated Solutions Environment – de Cap Gemini, ou le réseau Future Search. Seul  l’ASE  s’appuie sur un environnement flexible offrant des configurations multiples selon la technique ou le mode d’animation utilisé.

Quels espaces participatifs aujourd’hui ?

Les espaces permettant d’accueillir des groupes de taille moyenne à importante (de 30 à 150 personnes) sont rares et inadéquats. Les aménagements, mobiliers et équipements ne concourent pas à créer des environnements pratiques et dotés d’un confort minimum. Ils ne contribuent guère au bien-être physique et psychologique des participants, à créer une atmosphère source de motivation et d’inspiration, à provoquer la surprise, voire des états « disruptifs » qui amèneraient des solutions radicalement innovantes. L’importance des échanges informels et de l’interaction spontanée n’y est pas prise en compte alors qu’elle est source d’innovation.

Les espaces ne permettent pas de passer en un instant d’un mode de travail individuel à un mode de travail collectif et sont rarement reconfigurables par les participants.  Ils n’offrent pas une variété de zones pouvant accueillir différents modes de travail (se concentrer, se détendre, se ressourcer, rechercher des informations, échanger informellement).

Les équipements technologiques s’ils permettent d’afficher des informations, en revanche n’en favorisent pas le traitement, la création d’une vision partagée, la fertilisation croisée, la synthèse créative, la pensée latérale, systémique ou multidisciplinaire. De larges surfaces d’affichage permettraient par exemple de stimuler la production d’idées et de faciliter la construction d’une vision partagée. L’utilisation de logiciels de mapping faciliterait également le partage de différents cadres de référence, la production de nouvelles idées, leur structuration ainsi que l’accélération de la prise de décision.

Bien souvent les participants s’adaptent à l’environnement (éclairage standard, salles aux murs aveugles, sans correction acoustique, accès peu aisé aux réseaux, pauvre qualité de l’air, peu d’originalité dans l’architecture intérieur et sempiternelles viennoiseries indigestes).

L’environnement de travail comme une expérience

L’environnement de travail est défini comme une articulation particulière des processus, des personnes et des lieux. Il s’agit de créer une expérience qui stimule la créativité et la coopération. Les méthodologies d’animation participative font appel à différentes équipements, mobiliers, artefacts et objets comme des ressources. Au-delà d’optimiser les différents modes d’animations, ces derniers ont vocation à servir de catalyseur et à créer et faire vivre une expérience qui soit un vecteur de transformation pour les participants. Un temps de travail collaboratif ou participatif ambitionne donc d’être une expérience intense qui amène à une vision partagée, une co-création de solutions et une mise en action collective. Il s’articule autour de phases de travail individuel, de travail en sous-groupe, de phases de restitution et de partage.

(Source : Françoise Bronner / Cyrille Cerceau)

Des participants qui deviennent acteurs

Chaque participant est sollicité afin de créer de la valeur ajoutée. L’environnement agit comme un révélateur de la motivation et de l’engagement individuel. De récepteur,  le participant devient un initiateur / acteur. Les techniques d’animation participatives sont garantes de la possibilité donnée à chaque participant de s’exprimer et d’apporter de la valeur ajoutée. Toutes les possibilités d’intervention sur la ressource spatiale (mobiliers, éclairage, tableaux interactifs, objets et matériaux) illustrent le passage des participants d’un statut passif à un rôle actif.

(Source : Françoise Bronner / Cyrille Cerceau)

En effet, la réflexion et la production d’idées en mode individuel précédant le travail en sous-commissions permet à l’individu d’être force de proposition et de contribuer à la dynamique de groupe.

(Source : Françoise Bronner / Cyrille Cerceau)

L’environnement est source d’inspiration, il permet de prendre du recul, il ouvre de nouvelles perspectives, il stimule la créativité. Par la variété des zones, les participants peuvent se détendre, se ressourcer, expérimenter, découvrir, ressentir, s’inspirer, s’étonner, échanger, se remémorer. Les ambiances lumineuses, visuelles, musicales varient selon les activités et les ateliers. Les participants ont toute latitude pour aller rechercher de l’information dans les bases de données, utiliser les chemins de méditation ou les bulles individuelles pour se concentrer, les chemins de conversation pour échanger et approfondir certains thèmes.

Elaboration d’idées, de stratégies, analyses, évaluations, synthèses, expérimentation, exploration, itérations, découvertes, choix, recherche d’un consensus, alignement, construction d’un plan d’action, appropriation…Le travail en sous-groupe permet le partage, la synthèse et la structuration de la production d’idées. Il inclue également l’approfondissement et la hiérarchisation des solutions retenues.

(Source : Françoise Bronner / Cyrille Cerceau)

La restitution et le partage des travaux en sous-groupe peuvent prendre la forme d’une présentation à l’ensemble des participants ou bien d’une restitution par rotation : chaque sous-commission délègue un ou deux permanents pour expliquer les travaux de son groupe aux membres des autres sous-groupes.

(Source : Françoise Bronner / Cyrille Cerceau)

L’environnement met la créativité au service de l’innovation et fait la part belle à l’interaction, car l’innovation jaillit souvent lorsque nous associons nos idées, nos savoirs et savoir faire de manière inédite et inattendue. C’est pourquoi réunir des participants représentant toutes les fonctions d’une entreprise, des experts externes, des clients -créer et tisser des liens entre tous ces talents, compétences très différents, les confronter à des informations et des stimuli de toutes sortes – joue un rôle essentiel dans la capacité d’une organisation à évoluer et à innover.

(Source : Françoise Bronner / Cyrille Cerceau)

De l’animation efficace…. à la création d’environnements spécifiques

Etmos s’intéresse aux méthodologies participatives qui permettent la gestion structurée de larges groupes, elles ne sont en aucun cas une remise en cause d’un mode de management directif « Top Down » ou son remplacement par un mode collectif « Cour des Miracles » ! En effet, l’animation participative repose sur des combinaisons de méthodologies précises et éprouvées. Elle est bien un processus tangible de création de valeur et à l’issue duquel démarre une mise en œuvre effective. Pour autant elle ne transforme pas le groupe en une instance de décision. Si elle fait appel à l’intelligence collective, elle est cependant toujours placée sous la responsabilité de l’instance qui la convoque et en valide les résultats.

Alors, prêts à participer ? 

« La pierre n’a point d’espoir d’être autre chose que pierre. Mais de collaborer, elle s’assemble et devient temple. » 

Antoine de Saint Exupéry

Une publication Etmos